آداب ای-میل، قسمت اول

چهار سال پیش مطلبی در مورد آداب اینترنت نوشتم، راضی کرد خیلی از دوستان و همراهان را. این هفته یک جلسه آموزش با ناهار(1) در شرکتی که در آن کار می‌کنم به این آداب اختصاص داشت، قدری جدیدتر، بیشتر آکادمیک (مدرس از استادان کالج زبان ونکوور دعوت شده بود)، و با تمرکز روی ای-میل و به خصوص ای-میلهای کاری. به نظرم رسید می‌تواند بسیار مفید باشد برای همه، و با قدری تعدیل برای ای-میلهای غیر کاری. ترجمه و خلاصه‌اش کرده‌ام. طولانی است، 32 دستور است، در دو قسمت تقدیم می‌کنم

دستور (1) مختصر و مفید بنویسید. توجه داشته باشید که علی‌الاصول خواندن از مانیتور به سادگی خواندن از کاغذ نیست و چشم را خسته می‌کند. ای-میل طولانی میلی ایجاد می‌کند در گیرنده که با تمرکز کمتر بخواند یا بریده بخواند با پریدن از بعضی جاها. پس شما، با خلاصه نوشتن، جای پریدن را حکم کنید

دستور (2) در عین اختصار، کامل بنویسید. اگر ای-میلتان پاسخ (ریپلای) است، همه سؤالها را جواب دهید و حتی سؤالهای بعدی را هم (که ممکن است بر اثر جوابهای شما به وجود آید) پیش بینی کنید. اگر نه ناگزیر تعداد ای-میلهای رفت و برگشتی زیاد خواهد شد و وقتتان را (و قطعا وقت گیرنده را) خواهد گرفت

دستور (3) هر چند ای-میل از نظر رسمی بودن درجه‌ای کمتر از نامه دارد، املا و نگارش (دستور زبان) و نقطه گذاری آن به اندازه نامه مهم است. املای غلط یا نگارش ضعیف قدر و اعتبار شما را کم می‌کند برای گیرنده. نقطه گذاری نامناسب هم خواندن ای-میل را سخت‌تر می‌کند

دستور (4) به طور مشخص و برای گیرنده مشخص بنویسید. ای-میلهای بدون اسم و رسم گیرنده، از قبیل پاسخهای اتوماتیک، چندان مؤثر نیستند

دستور (5) برای ای-میلتان فرم درست کنید. در این فرم می‌توانید شکل و اندازه صفحه، اندازه و رنگ فونت، و به خصوص امضای معمولتان را بگنجانید. حتی می‌توانید برای دو سه نوع گیرنده (اداری، دوست، رسمی، غیر رسمی، مثلا) دو سه فرم درست کنید. می‌توانید آن شرح مصیبت معروف که اگر ای-میل را به اشتباه دریافت کرده‌اید چه کنید و من مسؤول ویروس نیستم را هم در فرم رسمی و اداری بگذارید

دستور (6) سریع پاسخ دهید. گیرنده ای-میلی فرستاده به امید دریافت فوری پاسخ، اگرنه که نامه یا فاکس می‌فرستاد! قاعده سرانگشتی برای مهلت پاسخ به ای-میل محلی 24 ساعت و ترجیحا همان روز است. برای ای-میل راه دور، با احتساب اختلاف ساعت و تفاوت ساعت کاری می‌توان تا 24 ساعت به آن افزود و تا 48 ساعت را قابل قبول دانست. خارج از این محدوده را با یک پاسخ آنی اطلاع دهید که مثلا ای-میل را دریافت کرده‌ام و دارم روی آن کار می‌کنم و تا فردا یا آخر هفته جواب می‌دهم

دستور (7) فایلی را پیوست نکنید مگر واقعا لازم باشد. با ارسال پیوستهای حجیم، سیستم ای-میل گیرنده ممکن است مختل شود. پیوست بزرگ را فشرده (زیپ) کنید و علی ای حال از گیرنده وقت مناسب برای ارسال آن را بپرسید. ویروس یاب قوی و مؤثر و بهنگام را هم فراموش نکنید

دستور (8) متن ای-میل را منظم و تمیز تهیه کنید. گفته شد که خواندن از مانیتور سخت‌تر از خواندن از کاغذ است، با بی نظمی آن را باز هم سخت‌تر نکنید. پاراگرافها را کوتاه بگیرید، بین آنها یک خط سفید بگذارید. بیشتر از فهرستهای یک خطی استفاده کنید

دستور (9) وضعیت اولویت زیاد را فعال نکنید. حتما قصه چوپان دروغگو را به خاطر دارید(2)، با استفاده مداوم از این وضعیت گیرنده را به این پیش فرض سوق می‌دهید که باز هم ای-میلی عادی از شما گرفته که اولویت فوق‌العاده نشان می‌دهد! تصویرتان و قدرتان را نزد گیرنده تنزل ندهید با این کار. به علاوه، اگر مطلبی آن قدر مهم و در اولویت است، احتمالا تلفن برای آن مناسب‌تر از ای-میل است

دستور (10) هرگز همه حروف را بزرگ تایپ نکنید، هم خواندن را سخت می‌کند و هم این احساس را به خواننده می‌دهد که دارید فریاد می‌زنید بر سرش

دستور (11) در پاسخ ای-میل از صفحه ای-میل جدید استفاده نکنید. حتی اگر در همان صفحه پاسخ (ریپلای) می‌دهید، متن اصلی را پاک نکنید. اشکال ندارد، حتی خوب است، که سابقه محاوره یا مراسله باقی بماند، از رجوع به حافظه مؤثرتر و سریع‌تر است بی‌تردید

دستور (12) از متن تبری در انتهای ای-میل غافل نشوید، می‌تواند نجات بخش باشد. یک خط آخر ای-میل که من مسؤولیتی برای ویروس احتمالی همراه این ای-میل نمی‌پذیرم (دست کم این سر دنیا که ادعا و اقامه دعوی خیلی رایج است) می‌تواند وقت و مال و اعصابتان را حفظ کند

دستور (13) قبل از ارسال، به دقت متن را مرور کنید. تقاوت اساسی ای-میل با نامه سنتی در این جاست: دکمه ارسال را بزنید، ثانیه‌ای دیگر به گیرنده می‌رسد. در مورد نامه می‌توانید قبل از رسیدن به صندوق پشیمان شوید، حتی می‌توانید صندوق پست را از جا بکنید! ولی در مورد ای-میل هیچ راهی ندارید برای ممانعت از ارسال. سوای موضوع، کنترل دقیق املا و انشا و نقطه گذاری هم اهمیت زیاد دارد

دستور (14) زیاد از پاسخ (ریپلای) به همه استفاده نکنید. بسیار آزار دهنده و زننده است که یک نفر عده‌ای را (پنجاه نفر به فرض) به جایی دعوت کرده با ای-میل، هر کدام که جواب قبول دعوت می‌دهند دکمه پاسخ به همه را بزنند. لطفا قدری فکر کنید، به بقیه چهل و نه نفر چه ربطی دارد که شما دعوت را می‌پذیرید یا نه

دستور (15) در صورت لزوم، برای رعایت حریم خصوصی افراد، از کپی کور (بی.سی.سی) استفاده کنید. وقتی می‌خواهید ای-میل را برای چند نفر بفرستید، دلیل ندارد با گذاشتن آدرسها در فیلد گیرنده اصلی، آدرس همه را در معرض دید همه قرار دهید، اخلاقی هم نیست. به استثنای موارد خاص اداری. اگر تا حالا نمی‌دانسته‌اید، آدرسی که در فیلد کپی کور بگذارید کسی دیگر نمی‌تواند ببیند. به علاوه، در فوروارد کردن ای-میل به دیگران، فهرستهای طولانی قبلی را (که گاهی چندین صفحه می‌شود) پاک کنید

دستور (16) مواظب مخففها و صورتکها باشید که کجا استفاده می‌کنید. مخففهای مرسوم در چت (مثل ال.او.ال = دارم می‌خندم!) را در ای-میل نگذارید، مؤدبانه نیست. به همین ترتیب از صورتکهای مرسوم در چت (خندان، گریان، بوسه، چشمک، و سایر آنها) استفاده نکنید

توضیح (1) این سر دنیا، در شرکتها (دست کم شرکتهای مهندسی که من می‌دانم) بیشتر روزها جلسه‌های آموزشی می‌گذارند در ساعت ناهار (12 تا یک)، ساندویچ یا ظرف غذایتان را همراه می‌برید، همان طور که مدرس یا سخنران صحبت می‌کند شما ناهارتان را نوش جان می‌فرمایید! حتی گاهی اولیای شرکت، برای کشاندن شما به جلسه‌ای که مهم می‌دانند، ناهار می‌دهند

توضیح (2) این ارجاع به قصه چوپان دروغگو، در نهایت شگفتی، در متن اصلی است و زاییده خیال من نیست. فقط در متن اصلی آمده "داستان پسری که فریاد می‌زد گرگ"، من اسم قصه را برای خواننده فارسی زبان گذاشتم

آداب ای-میل، قسمت دوم