آداب ای-میل، قسمت دوم

دستور (17) مواظب فرمتها باشید. بعضی از دریافت کننده‌های ای-میل رنگ و فونت و اندازه نمی‌شناسند(1)، در این صورت احتمال دارد نوشته‌های فرستنده درست دریافت نشود و حتی گاهی به شکلهای بی‌معنی و خنده‌دار تبدیل شود. در ضمن، دقت کنید رنگ فونت و رنگ زمینه طوری نباشد که خواندن را سخت یا حتی غیرممکن کند

دستور (18) مواظب امکانات اچ.تی.ام.ال هم باشید. بعضی دریافت کننده‌ها اچ.تی.ام.ال نمی‌شناسند، در این صورت هم مثل مورد (17) ای-میلی مغشوش و مخدوش به گیرنده می‌رسد

دستور (19) ای-میلهای زنجیره‌ای را فوروارد نکنید. همه اینها شوخیهایی بی‌مزه هستند. مطمئن باشید اگر فورواردشان نکنید سوسک نمی‌شوید یا اگر بکنید میلیونر نمی‌شوید! توصیه می‌شود ای-میلهای زنجیره‌ای را به محض دریافت پاک کنید

دستور (20) هرگز وضعیت دریافت رسید را فعال نکنید. اغلب گیرنده‌ها با دیدن این پیغام که فرستنده رسید دریافت می‌خواهد از خیر باز کردن ای-میل می‌گذرند. مؤدبانه‌تر و اخلاقی آن است که از گیرنده تقاضا کنید دریافت ای-میل را اطلاع دهد، اگر واقعا اهمیتی دارد به هر دلیل

دستور (21) از دستور بازپس گرفتن ای-میل ارسالی (ریکال) استفاده نکنید. احتمال این که گیرنده ای-میل را باز کرده و دیده باشد، قبل از استفاده فرستنده از این دستور، بسیار زیاد است. در این صورت دستور بازپس گرفتن ای-میل بی‌معنی است و حتی می‌تواند ابلهانه به نظر آید. اگر این امر اهمیتی زیاد دارد، اخلاقی و مؤدبانه است که در ای-میلی دیگر از گیرنده بخواهید ای-میل قبلی را، که اشتباهی در آن داشته‌اید، نادیده انگارد

دستور (22) هرگز متن یا پیوست ای-میل را بدون اجازه فرستنده کپی یا فوروارد نکنید(2). احتمال نقض قوانین انحصار تالیف (کپی رایت) زیاد است

دستور (23) از ای-میل برای مطرح کردن مسائل خصوصی یا محرمانه استفاده نکنید. درجه ایمنی ای-میل در حد کارتهای پستال قدیمی است. اگر مطلبی را احتمالا روی آن کارتها نمی‌نوشتید، در ای-میل هم ننویسید

دستور (24) موضوع ای-میل را فراموش نکنید. موضوع ای-میل است که گیرنده را میل می‌دهد به باز کردن و خواندن با میل، یا باز نکرده و نخوانده پاک کردن! در عین حال موضوع را طولانی انتخاب نکنید، مختصر، مفید، و چکیده چند کلمه‌ای کل مطلب ای-میل باشد خوب است

دستور (25) بیشتر از جمله‌های "معلوم" استفاده کنید، فهمیدنش بسیار ساده‌تر و سریع‌از جمله‌های "مجهول" است. مقصود معلوم و مجهولی است که دردستور زبان خوانده‌اید. اصولا در بیشتر زبانهای زنده دنیا وجه مجهول رو به زوال است. مثلا وقتی خیلی ساده می‌توان گفت "سفارش شما را امروز می‌فرستیم"، چرا بگوییم "سفارش شما امروز فرستاده خواهد شد"؟ اول، فاعل معلوم است و نمی‌خواهیم پنهانش کنیم! دوم، ساختار مجهول با سادگی و بی‌تکلفی ای-میل مغایرت دارد

دستور (26) از نوشتن "فوری" یا "مهم" یا نظایر اینها در فیلد موضوع خودداری کنید. به همان دلیلی که در دستور (9) گفته شد، نوشتن "فوری" در ابتدا یا انتهای موضوع بی‌مزه است

دستور (27) از جمله‌های طولانی حذر کنید. به همان دلیلی که در دستور (8) برای پاراگرافها گفته شد، جمله‌ها را هم کوتاه بگیرید. تکرارش بد نیست چون مهم است، جمله‌های طولانی، پاراگرافهای طولانی، و ای-میل طولانی گیرنده را به نصفه-نیمه خواندن آن وا می‌دارد

دستور (28) بسیار دقت کنید، ای-میل هم مثل نامه و مثل گفتار باید عاری باشد از زبان خشن، کلمه‌ها و اصطلاحات دور از ادب، و مطالب گویای نژاد یا جنس پرستی. هر یک از اینها کافی است برای کشاندن شما یا شرکت شما به دادگاه

دستور (29) ای-میلهای اخطار ویروس جدید، که خیلی رایج شده، از جنس ای-میلهای زنجیره‌ای تلقی می‌شود، از فوروارد کردن آنها خودداری کنید

دستور (30) مثل نامه و مثل محاوره، از نوشتن مطالب جنسی (مقصود مربوط به جنس است، نخواستم از ترکیب ناهنجار و جعلی جنسیت استفاده کنم) خودداری کنید(3). مرسوم شده به جای ضمیرهای "آن مرد" و "آن زن" از آنان استفاده شود تا نوشته ضامن جنس نباشد، ولو این که مفرد مورد نظر باشد

دستور (31) به ای-میلهای دورریختنی (اسپم) پاسخ ندهید. به محض جواب دادن به اسپم، فرستنده می‌فهمد که آدرس شما فعال است و اسپمهای بیشتر می‌فرستد! بعضی از این ای-میلها (از جمله تبلیغات) زیر نویسی دارند که اگر نمی‌خواهید ای-میل از ما دریافت کنید به فلان لینک بروید و اشتراکتان را لغو کنید. حتی این کار را هم نکنید! اسپم را فقط پاک کنید، همین. اگر برنامه دریافت ای-میلتان دکمه‌ای برای معرفی اسپم دارد، آن را بزنید، ضرر ندارد

دستور (32) در استفاده از فیلد رونوشت (سی.سی) صرفه جو باشید. گیرنده‌ای که آدرسش در فیلد رونوشت است، اغلب تکلیفش را نمی‌فهمد که باید کار خاصی بکند، یا باید پاسخ دهد، یا فقط برای اطلاع ای-میل را دریافت کرده است. همین طور در پاسخ به ای-میلی که سی.سی هم داشته، قاعده آن است که پاسخ را به او یا آنان نفرستید، مگر اطمینان داشته باشید که فرد یا افراد لیست شده در فیلد رونوشت باید از پاسخ شما اطلاع یابند، به هر دلیل

توضیح (1) همین جا اضافه کنم، عده زیادی از دوستانتان فونتهای فارسی روی کامپیوترشان ندارند، در این صورت نوشته شما را با شکلهای بی‌معنی (یکی از دوستان می‌گوید خط چینی) خواهند دید. فقط وقتی فارسی بنویسید که اطمینان دارید گیرنده امکان خواندن فارسی دارد

توضیح (2) این دستور احتمالا برای خواننده داخل کشور حاد نیست، چون تابع قوانین بین‌المللی کپی رایت نیستیم، تا جایی که من می‌دانم

توضیح (3) این دستور بیشتر به ای-میل به زبان انگلیسی مربوط می‌شود که در آن سوم شخص مفرد جنسی است، یعنی مذکر و مؤنث دارد. باید اذعان داشت و افتخار کرد که فارسی از معدود زبانهاست که جنسی نیست. همه گروههای ضمیرها (فاعلی، مفعولی، و ملکی) شش صیغه دارند و تذکیر و تانیث ندارند

آداب ای-میل، قسمت اول